Lage program for event – de viktige detaljene

Det er mye som ligger bak et vellykket arrangement eller event. Blant annet er det viktig å være organisert (ikke overraskende), punktlig, ha evnen til multitasking, logisk sans og fordelaktig sunn fornuft. 

I tillegg til å finne et sted å holde et arrangement eller event, skrive/designe invitasjoner og koordinere leverandører av alle salg, må man sørge for en god kundeopplevelse før, under og etter eventet. De skal huske arrangementet som noe positivt de gjerne vil fortelle andre om og delta på igjen. Da har man ikke bare lykkes med selve eventet, men også med vedvarende merkevarebygging.

Selve programmet for eventet
Programmet er som en agenda. Det bør inneholde detaljer om aktiviteter, tema og navn på foredragsholdere. Det er en oversikt over hva gjestene har i vente.
Å være proaktiv er nøkkelen til fornøyde deltagere. Når de slipper å spørre om når det blir pauser, hva de bør ha med eller lignende så føler de seg ivaretatt og får en bedre opplevelse.
Har eventet en landingsside på nettsiden din eller er det opprettet som et arrangementet på Facebook kan du dele programmet der. Du kan sende en e-post i forkant, men ha gjerne en flyer som deles ut når gjestene ankommer eller postere rundt i lokalene. Vi ønsker jo å være miljøvennlige, men det kan oppstå tekniske problemer og da er det greit med noe analogt å forholde seg til.

Pauser
Tenk på at dersom du skriver at eventet starter kl. 9, så er det mange som ikke kommer før 9. Vær derfor tydelig dersom programmet starter kl. 9, at dørene åpner f.eks. 8:30 med servering og innsjekk. Det må alltid være rom for å være forsinket eller å kunne få seg en kaffe.
Legg inn tid til gode pauser slik at folk rekker toalettbesøk, påfyll av drikke og stille spørsmål, og networking. Det er essensielt for en vellykket dag.
Dersom eventet ditt ikke er sentralt eller har god tilgang til offentlig kommunikasjon bør du ikke starte før kl. 9.
Hvis eventet går over flere dager bør du legge inn lengre pauser da folk lett blir overveldet over mye informasjon.

Foredragsholdere
Legg inn tid til spørsmål i programmet ditt, samt mulighet for en introduksjon i forkant.
På nettsiden eller andre presentasjoner på nett er det fint å inkludere en liten biografi, et foto og eventuelle andre detaljer om talerne som er interessant for gjestene.
Menneskene bak temaene kan innimellom være vel så eller mer interessante og gjøre at noen velger å delta.
Flere løp
Dersom du har et event som deler seg i parallelle løp i forskjellige rom så må du sørge for å få dette tydelig frem på programmet.

Noen ideer som kan gjøre ditt event vellykket
Du bør ha det du trenger for å lage et program som tilfredsstiller de fleste, men for å nå dine mål har vi noen ekstra tips:

Vær klar og konsis
Du trenger ikke å gå inn i alle detaljer, men sørg for å si nok til at de vet hva de kan forvente seg, men ikke så mye at de ikke får seg noen positive overraskelser i løpet av dagen.

Bilder og design
Vær visuell. Et program med kvalitetsbilder kan være det som gjør ditt event spesielt tiltrekkende. Enten det er bilder av foredragsholdere, maten som skal serveres eller enkelt og greit stedet eventet skal holdes.

Ta en kvalitetssjekk
Før du sender ut invitasjoner, legger programmet ut på nett eller printer ut x antall kopier så ta en runde med korrektur og sjekk at det ikke er skrivefeil eller mangler. Det er positivt om både noen andre som jobber på prosjektet ser over, men også noen andre i bedriften som kan se det hele med friske øyne.

Nå er du klar til å lage et program som interesserer og sikrer påmelding, samt glade deltagere. Husk å inkludere alle viktige elementer, sett av tid til korrektur og bestem hvilken distribusjonsmåte som er best.
Husk at programmet forespeiler eventet så det er viktig at det ser bra ut og oppleves som gjennomført. Tiden du bruker kan være det som sikrer et vellykket event.

Salongen har et drevent event-team som står klare til å hjelpe deg med litt eller alt du måtte trenge. Ta gjerne kontakt for å få vite mer.