Slik organiserer du en konferanse

Du har fått i oppgave å planlegge et event. Hva nå?

Velg riktig tid og dato

Hvilke dager og tidspunkt vil sørge for at flest mulig av de inviterte faktisk kan komme? Det kan være avgjørende for om konferansen lykkes eller ikke.

Riktig tid og dag vil variere avhengig av hvilken bransje dine gjester er i. Skal du invitere en bransje du ikke har god kjennskap til, kan du gjøre research på når andre bransjerelaterte eventer har funnet sted og hvilke arrangementer som kommer. Når dette er kartlagt, har du kanskje funnet det riktige tidspunktet.

Dersom du ikke planlegger en heldagskonferanse bør du vurdere om en halvdag frem til lunsj, eller fra lunsj og ut dagen, er riktig for deg og ditt publikum.

En mer faglig rettet konferanse vil muligens passe best frem til lunsj, mens en nettverk- og/eller inspirerende variant fungerer kanskje bedre etter lunsj.

Lokaler

En annen ting som kan være avgjørende for om folk dukker opp eller ikke, er noe så praktisk som om det er enkelt å komme seg til lokalet. De aller fleste har travle dager, og dersom de må sette av mye tid til å komme seg til stedet så kan de velge det bort.

Praktiske ting å tenke på ved valg av lokaler:

• Er det parkering?
• Nært offentlig transport?
• Har de matservering? (kan de tilrettelegge for allergier, andre behov)

Lag en sjekkliste

Det er mye som skal på plass, og det er lett å glemme detaljer, så dersom du ikke har et profesjonelt eventbyrå til å organisere konferansen for deg, er det viktig å lage en god liste, gjerne med datoer for når ting skal være klargjort.

Skal du ha konferansen på et lokale som er utformet for å tilrettelegge for arrangementer vil de kunne hjelpe deg, og ha det praktiske tilgjengelig. Men dersom konferansen skal holdes i andre lokaler må kanskje selv sørge for ting som: prosjektor, kabler, mat, garderobe, med mer.

Sørg også for å spørre den eller de som skal holde foredrag om det er noe spesielt de har behov for.

Innsjekk

Benytter du et konferanselokale vil de ta seg av det meste for deg, men dersom du står for all organisering bør du finne en enkel måte å sjekke inn gjestene dine.

Noen velger gode, gammeldagse utskrifter av invitasjonen, andre benytter systemer som Eventbrite som både lar seg selge billetter og sjekke inn gjester, eller andre digitale løsninger. Kanskje har du ikke behov for et formelt system, men det bør i alle fall være noen som tar i mot gjestene. Opplevelsen starter fra gjestene mottar selve invitasjonen, og mottagelsen kan være med på å sette standarden for dagen.

Tenk selv hvordan det er å komme inn i et lokale der du kanskje ikke kjenner noen, da vil en hyggelig mottagelse kunne gjøre det lettere å starte en samtale med en av de andre gjestene.

Digital tilstedeværelse

Mest sannsynlig sender du ut en invitasjon på e-post, eller kanskje du oppretter et arrangement på eksempelvis Facebook.

Det er viktig å gi de inviterte god informasjon om både sted, tid og eventuelt andre praktiske ting.

Muligens kommer det noen spørsmål, men jo tydeligere du er i din kommunikasjon, jo bedre.

Avhengig av størrelse på arrangementet, og formål, så kan du vurdere om det lønner seg å ha en egen landingsside for konferansen på nettsiden din.

Dersom aktuelt, hva med en egen hashtag (emneknagg) tilknyttet konferansen? Det er en fin måte å engasjere på, samt kunne svare på spørsmål og samle kommunikasjonen rundt det som skjer.

Logistikk

Det er viktig å gjøre det enkelt for dine gjester å komme seg til lokalene. Er det sentralt og lett å komme seg dit med offentlig transport? Er det enkelt å parkere for de som kommer med bil? Kan det lønne seg å sette opp en buss?

For gjester som bor langt unna og trenger overnatting kan det være fint å tilby eller komme med forslag til hotell eller lignende. Kanskje ditt firma har en bedriftsavtale dere kan dra nytte av?

Velg riktig taler eller foredragsholdere

Du kan organisere verdens beste konferanse i forhold til logistikk, sted, mat og digital tilstedeværelse, men dersom du ikke har riktige folk til å dele kunnskap, så blir gjestene skuffet. Er du på utkikk etter gode foredragsholdere kan talerlisten.no være et sted å starte, eller hør med eventbyrået ditt.

Send en e-post i etterkant

Selv etter konferansen fortsetter gjestenes opplevelse. Enten konferansen resulterte i en rapport, du har lovet å dele presentasjonene, du ønsker tilbakemelding eller du håper at de skal komme på neste konferanse, bør alle som deltok få en hyggelig e-post i etterkant. Du kan gjerne oppsummere dagen, takke for deltagelse og/eller dele et velvalgt tilbud.

Ønsker du å vite hva gjestene virkelig tenker? Her kan du lese om hvordan du gjennomfører en undersøkelse.

Ved å sørge for at dine gjester får en god opplevelse bidrar du til din egen bedrifts merkevarebygging.

Opplevelsen gjestene har er med på å forme eller videreutvikle deres formening av din bedrift. En god opplevelse der lokaler, mat og det praktiske ligger til rette og fungerer vil kunne løfte inntrykket.

Vi ønsker deg lykke til med dine fremtidige konferanser!

Dersom du vil slippe unna planlegging, organisering og gjennomføring kan vi hjelpe deg. Ta gjerne kontakt for mer informasjon og en uforpliktende prat.

Sammen kan vi sørge for å gi dine gjester den beste opplevelsen.